Sinopsis
| Empleados | Más de 140 |
| Vehículos | 44 buses |
| Servicio de transporte | Más de 3 millones de kilómetros recorridos y aprox. 7 millones de pasajeros al año |
| División | Transporte público urbano |
| Objetivo | Alta flexibilidad en la planificación de turnos y rotaciones, automatización y optimización de la planificación del despliegue de personal sin violar las reglas, ahorro de tiempo |
| Particularidades | Introducción del despacho automático de personal |
| IVU-Produkte | IVU.timetable, IVU.run, IVU.duty, IVU.crew |
Situación inicial
Casi 19.000 pasajeros utilizan cada día los servicios de transporte de Busbetrieb Olten Gösgen Gäu (BOGG). Este es un servicio indispensable en la región de Olten para interconectar a todos los pequeños poblados en los alrededores. Para asegurar que sus pasajeros lleguen a su destino todos los días, BOGG utiliza desde 2004 los productos de planificación de la IVU.suite para programar sus horarios, vehículos y turnos.
La flexibilidad desempeña un papel cada vez más importante para esta empresa de buses. Entre otras cosas, el despacho de personal integrado le permite a BOGG responder adecuadamente a las variadas necesidades de sus empleados. Sin embargo, para poder mantenerse competitiva, BOGG buscaba una solución de planificación que le permitiera ahorrar tiempo.
Objetivo
BOGG se fijó como objetivo optimizar la rotación del personal en función de sus necesidades y automatizar el proceso de planificación. Los deseos individuales de los empleados tienen una gran importancia. La distribución de los turnos debe garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y considerar los reglamentos internos, así como la pertenencia a depósitos y el conocimiento de rutas de los empleados. Además, debería ser posible publicar la asignación turnos de los empleados con varios meses de antelación. El BOGG esperaba que esto se tradujera en un ahorro de al menos un 50% en el tiempo necesario para la programación del despliegue de personal.
"Ya éramos clientes satisfechos de la IVU.suite. El DAP (Despacho Automático de Personal) no sólo ha acelerado nuestra planificación de la rotación de personal, sino que también hemos recibido una respuesta positiva de los empleados y logrado un aumento significativo de la calidad de los resultados."
Solución
BOGG ya venía utilizando la optimización del programa de turnos de la IVU.suite. Con ella se logró optimizar el requerimiento de personal y mejorar la calidad de los turnos. Para mejorar la flexibilidad de la planificación de la rotación, BOGG decidió implementar adicionalmente el Despacho Automático de Personal (DAP) de IVU.crew. El sistema regula y optimiza el despliegue completo del personal, tanto en la planificación anual a largo plazo, como en las modificaciones correctivas para los días siguientes.
El DAP establece las secuencias de turnos y les asigna empleados. En función de los requisitos, el software también tiene en cuenta, por ejemplo, una distribución justa de turnos o cuentas de tiempo de trabajo equilibradas, así como las preferencias personales del personal de conducción. La asignación automática de conductores reduce considerablemente la carga de trabajo del área de despacho.
El DAP también proporciona ayuda en caso de inasistencias de último minuto: calcula automáticamente las alternativas adecuadas y sugiere soluciones. De esta manera, los despachadores de BOGG pueden resolver potenciales problemas en la operación de manera más rápida, fácil y eficiente.
Un portal de empleados integrado constituye la interfaz central para la comunicación entre el personal de conducción y los despachadores. A través del portal, los empleados pueden informarse sobre sus turnos y recibir información actualizada, desde la aprobación de las vacaciones hasta modificaciones de turnos de última hora. Además de las preferencias individuales, también pueden ingresar sus solicitudes de turnos y de días libres, que se almacenan directamente en el sistema y se tienen en cuenta en la optimización. Los despachadores pueden ver inmediatamente si la solicitud de un empleado puede ser satisfecha, y en caso de duda, pueden modificar el resultado directamente.
Complejas reglas de turnos y salariales pueden almacenarse y adaptarse directamente en IVU.crew gracias a un editor de reglas. De este modo, están a disposición del DAP para todos los cálculos. Esto garantiza una planificación del despliegue de personal completamente conforme a las reglas establecidas.
Resultado
El Despacho Automático de Personal de IVU.crew superó con creces las expectativas de ahorro de tiempo de un 50% que BOGG se había propuesto para el proceso de planificación: el resultado es un ahorro de tiempo del 80%. En lugar de los diez días anteriores, los despachadores preparan ahora la planificación mensual de las asignaciones de turno en sólo dos días.
Los empleados también se han beneficiado. Gracias al DAP, se ha logrado un alto grado de satisfacción de las preferencias: durante el primer mes después de la implementación, se recibieron más de 400 solicitudes de los empleados a través del portal de empleados. Gracias al DAP, los despachadores pudieron aprobar el 95% de estas solicitudes.
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